Come scegliere un Software Gestionale Alberghiero

• Semplicità di uso: se ne capisci il funzionamento in poche ore di utilizzo ed è facile da spiegare al tuo staff, sei a cavallo! Dovrebbe richiedere solo conoscenze di base nell’uso del PC e niente di più.
• Accesso da qualsiasi dispositivo: devi essere in grado di poter utilizzare il software in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo (mobile, tablet, PC). Così potrai monitorare costantemente il tuo personale e verificare che tutto proceda secondo le tue indicazioni.
• Formazione di base inclusa nel prezzo: di norma, chi ti fornisce il software include nel prezzo almeno un’ora di formazione via Skype o delle slide o videolezioni per mostrare a te e al tuo staff come usare il PMS, almeno per le funzionalità di base. Se poi vuoi una formazione approfondita, basta che ci contatti e scegli uno dei PMS da noi consigliati, ci penserà uno dei nostri esperti a formare nel dettaglio te e il tuo personale direttamente in loco.
• Assistenza continua: se hai problemi con qualche funzionalità, puoi contattare in qualsiasi momento il servizio clienti del software, anche mediante live chat e vedere risolto il tuo dubbio in pochi minuti oppure, se si tratta di una problematica più complicata, avere qualcuno che inizi a occuparsene da subito.
• Utenti illimitati e assegnazione dei ruoli: puoi aumentare il numero degli utenti che accedono al software senza costi aggiuntivi e puoi assegnare loro autorizzazioni e ruoli diversi. Per esempio: il direttore può avere il controllo completo di tutte le funzionalità del programma, assegnare ruoli e autorizzazioni ai membri dello staff; i receptionist possono fare tutto ciò che concerne il ricevimento, la contabilità e le prenotazioni; gli addetti alle pulizie possono visualizzare solo le camere che vanno pulite in ordine di priorità e spuntare quelle che hanno pulito.
• Aggiornamenti automatici e gratuiti: gli aggiornamenti devono avvenire gratuitamente, in maniera automatica, senza che tu debba compiere alcuna azione. L’unica cosa che vorrai vedere sono le notifiche di nuove funzionalità installate con l’aggiornamento e una spiegazione semplice delle stesse.
• Backup automatico di tutti i dati: sono infiniti e preziosissimi i dati che raccogli utilizzando il tuo PMS. Per questo non vuoi perderli o eliminarli accidentalmente, senza avere una copia di emergenza. È dunque indispensabile che il software preveda una copia automatica dei dati, che deve essere trasferita sia su uno dei computer di tua proprietà che su uno dei loro server. Consigliamo di effettuare la copia almeno una volta al giorno (due copie al giorno per strutture con oltre 20 camere).
• Planner/Tableau semplice e intuitivo: il planner è presente in tutti i PMS. Si tratta di un calendario che viene graficamente rappresentato diviso per camera e per data, utilizzato per gestire le prenotazioni. Con un planner le puoi inserire, visualizzare, spostare, dividere ed unire, senza mai lasciare la schermata principale. Non tutti i planner sono facili da usare e intuitivi. Accertati di poter effettuare tutte le suddette operazioni con pochi e semplici click del mouse. I planner dei PMS che consigliamo noi presentano una colorazione diversa a seconda dello “stato” della camera. Seguendo una semplice legenda di colori, puoi sapere con una veloce occhiata se una camera è già stata pagata, se è “non rimborsabile”, in attesa di conferma (e quindi va controllata allo scadere dell’opzione che tu stesso avrai impostato) etc. Insomma, una facilitazione incredibile con un semplice trucco.
• Collegamento al Channel Manager: il PMS deve essere necessariamente collegato al Channel Manager che avrai scelto (a volte la software house ti fornisce sia il PMS che il Channel Manager). Quest’ultimo è un software che ti permette di collegare l’inventario camere e le relative tariffe a Booking.com, Expedia.it e gli altri portali, in entrambe le direzioni. Vale a dire: se arriva una prenotazione (non importa da quale canale), la disponibilità di quella camera verrà subito variata, attraverso il Channel Manager, su tutti i portali (Booking.com, Expedia.it e gli altri) e sul tuo planner. In questo modo lo stato di occupazione della tua struttura è sempre aggiornato e sincronizzato su tutti i canali di vendita.
• Collegamento al Booking Engine: se la tua struttura ha un sito (e se non ce l’ha, ti consigliamo di metterne su uno!), devi assolutamente disporre di un Booking Engine, attraverso il quale puoi ricevere prenotazioni dirette. Il PMS deve essere necessariamente integrato con il Booking Engine, per poter inserire su quest’ultimo ogni promozione, pacchetto o tariffa che vorrai. Inoltre, qualsiasi prenotazione arrivi dal tuo sito mediante Booking Engine dovrà apparire sul planner ed essere automaticamente comunicata al Channel Manager che sincronizzerà la disponibilità delle tue camere su tutti gli altri canali di vendita (OTA).
• Integrazione con email e SMS: questa è una funzionalità che ti semplifica enormemente la vita, perché puoi inviare email ed SMS ai tuoi ospiti (in arrivo, attualmente in struttura e passati), senza uscire dal tuo PMS e automatizzare alcuni invii (come quelli con cui chiedi la recensione dopo il check-out). Ricordati che il servizio di SMS è sempre a pagamento!
• Compilazione automatica di preventivi: generi e invii preventivi ai potenziali ospiti, con uso di modelli da te precompilati e altamente personalizzabili. Per esperienza (li creiamo sempre per i nostri clienti), ti diciamo che i modelli precompilati sono uno strumento che facilita e velocizza tantissimo il lavoro. Dunque prenditi il tempo necessario a crearli (o chiedi a noi se vuoi una mano).
• Contabilità: devi poter generare qualsiasi tipo di documento contabile (fatture, ricevute, note di pagamento, proforma, note di credito etc.).
• Invii automatici obbligatori: come sai, hai l’obbligo di comunicare i dati dei tuoi ospiti utilizzando il portale della Polizia di Stato dedicato https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/. I migliori PMS si occupano di rendere automatiche queste comunicazioni. Inoltre, potrai generare e inviare i report Istat in pochi click. Un PMS di ultima generazione li genererà automaticamente e dovrai solo preoccuparti di fare l’invio.
• Statistiche avanzate: un buon PMS ti darà la possibilità di estrarre tutte le statistiche necessarie a valutare l’andamento della tua struttura ricettiva. Vorrai, per esempio, visualizzare le tipologie di ospiti più ricorrenti e che spendono di più (coppie, famiglie, uomini d’affari, gruppi di amici etc.), il fatturato di un anno rispetto all’anno precedente, il tasso di occupazione, le modalità di prenotazione più utilizzate etc. Questi sono solo alcuni dei dati indispensabili per poter prendere decisioni ragionate sulle strategie di Marketing e Revenue Management.
• Profilazione degli ospiti: è indispensabile poter inserire sulla scheda dell’ospite tutte le informazioni necessarie alla sua profilazione (come preferenze e tipologia di ospite). Durante il soggiorno, conoscere le preferenze dell’ospite facilita la gestione dello stesso e ti permette di sorprenderlo con attività e offerte coerenti con tali preferenze. Utilissima in tal senso è la funzione che ti permette di segnalare gli ospiti particolarmente esigenti (o problematici), che potrebbero crearti qualche grattacapo in sede di recensione. Dopo la partenza, grazie alla profilazione puoi inviare a determinate tipologie di ospiti (oppure a ospiti con determinate preferenze) offerte speciali su misura.
• Pagamenti sicuri mediante carta di credito: è preferibile avere la possibilità di collegare il PMS al maggior numero possibile di sistemi di pagamento online (sono innumerevoli e crescono di continuo) così da non essere impreparato nel caso avessi la necessità di accettare pagamenti da canali diversi da quelli cui avevi inizialmente pensato. È ovvio che la preferenza deve andare per i sistemi di pagamento con la maggiore garanzia di sicurezza.
• POS (point of sale) integrato: se la tua struttura dispone di un bar, una SPA, un ristorante o simili servizi accessori, è semplicissimo gestire la vendita degli extra agli ospiti, se il tuo personale può avvalersi di un POS integrato nel gestionale. Con questo strumento, per esempio, l’addetto al bar può addebitare, con un semplice tocco dello schermo e direttamente sulla camera dell’ospite, un prodotto o servizio extra richiestogli e può addirittura stamparne la relativa ricevuta. Tutto poi verrà presentato nel conto finale, al check-out. Facilissimo.
• Housekeeping: con un buon PMS puoi creare una check-list delle cose da fare, per ciascuna camera e ambiente della tua struttura, così gli addetti alle pulizie e alla manutenzione sapranno sempre cosa fare e quando farla, accedendo al software (ciascuno con il proprio account). Inoltre, avranno la possibilità di spuntare come “fatto” ogni compito a loro assegnato ed effettivamente eseguito.
• Report pasti e colazioni: ti capiteranno sempre ospiti con intolleranze o particolari preferenze. I migliori PMS prevedono una sezione in cui potrai indicare le intolleranze e preferenze alimentari degli ospiti. Inoltre, potrai monitorare il numero di pasti e colazioni da preparare di volta in volta. Tutto questo semplificherà enormemente il lavoro degli addetti alla cucina.
• Gestione tassa di soggiorno: è molto probabile che la tua struttura si trovi all’interno di un Comune che ha scelto di applicare la tassa di soggiorno. È bene che il tuo PMS si occupi del calcolo della tassa per ciascun ospite (o gruppo di ospiti), della generazione delle ricevute e dell’indicazione delle esenzioni (alcune tipologie di ospiti sono esenti).
• Creazione di piani tariffari derivati: una delle operazioni più comuni nel Revenue Management è la creazione di tariffe di base che cambiano a seconda di una o più variabili. Per esempio, la medesima camera doppia standard potrebbe essere venduta ad un prezzo inferiore o superiore, a seconda che a richiederla sia un single o un gruppo di tre persone. La medesima camera avrà un prezzo più alto se venduta su Booking.com e più basso se venduta direttamente tramite il tuo sito. E ancora, se è “non rimborsabile” avrà un prezzo ancora diverso rispetto a che se fosse “rimborsabile”. Sono tantissime le variabili che possono incidere sulla tariffa (sta al tuo Revenue Manager stabilirle e calcolarle). Un PMS non può non avere una sezione che si occupi appunto dell’impostazione e del calcolo automatico di queste tariffe derivate.

Questi sono, a nostro parere, gli elementi essenziali di un buon Software Gestionale Alberghiero.

In ogni caso, prima di acquistarne uno, è bene poterlo provare con una free demo. Inoltre, se la tua è una struttura extra-alberghiera, vorrai un software di cui puoi ordinare solo alcune delle funzionalità (nel caso tu voglia risparmiare e dunque non avvalerti di tutte le funzionalità messe a disposizione dal PMS).

Se hai bisogno di un consiglio su un gestionale o ne hai scelto già uno e non sai se è quello giusto per te, prenota una consulenza, saremo felici di aiutarti.