La pre-autorizzazione sulla carta di credito dell’ospite?

Ci ha scritto Sofia, una giovane albergatrice di Sassuolo alle prime armi, che vorrebbe sapere come funziona il sistema delle pre-autorizzazioni e come si fa a metterlo in piedi in una struttura ricettiva.

“Buongiorno a tutti! Approfitto della vostra sezione “domande” per farvene una che potrebbe essere un po’ sciocca per gli addetti ai lavori. Ma io sono nuova nel settore e conosco altri colleghi che vorrebbero saperne di più sulla pre-autorizzazione. Come funziona? Come faccio a usarla nel mio piccolo hotel? Grazie e buon lavoro!”
Sofia”

Cara Sofia, questo è uno degli argomenti su cui spesso ci soffermiamo durante le sessioni di formazione presso i nostri clienti albergatori.
Lo strumento della pre-autorizzazione è indispensabile per gestire correttamente le politiche di cancellazione e garantire il soggiorno dei tuoi ospiti. Infatti, se usate correttamente, le pre-autorizzazioni riducono fino ad eliminare il rischio di mancati incassi per (i) cancellazioni tardive, (ii) mancate presentazioni e (iii) partenze anticipate.
Innanzitutto, è bene capire cos’è la pre-autorizzazione: è un blocco a tempo determinato di un importo su una carta di credito (o di debito). Questo importo non può essere utilizzato dal titolare della carta per un periodo che va dai 15 ai 40 giorni. Il periodo esatto dipende dal fornitore del POS o dal circuito di pagamento cui il POS aderisce. La parola POS proviene dalle iniziali dell’espressione “Point Of Sale”, ovvero “punto di vendita”, altrimenti noto come terminale di pagamento. Si tratta di un dispositivo elettronico che ti permette di ricevere pagamenti mediante carte di credito, di debito o carte prepagate.

Noi consigliamo di informarsi immediatamente – se non lo si è già fatto – sul termine esatto di sblocco delle pre-autorizzazioni, al numero verde che si trova sulla parte laterale del POS. A tal proposito, è bene sapere che le pre-autorizzazioni sono possibili sia tramite POS fisico che virtuale, precedentemente abilitati dalla banca. È necessaria una richiesta ad hoc, e se la banca la accetta, il sistema viene attivato. Pertanto il nostro consiglio è di richiedere l’attivazione alla propria banca il prima possibile.
Vediamo ora quando effettuare una pre-autorizzazione e per quale importo.
Noi suggeriamo di effettuare la pre-autorizzazione allo scadere del periodo di cancellazione gratuita di una prenotazione, così come stabilito dalla politica di cancellazione applicabile (la “politica di cancellazione” determina se e a che condizioni l’ospite può modificare o cancellare la propria prenotazione). L’importo deve essere lo stesso che l’ospite pagherebbe come penale nel caso cancellasse da quel momento in poi.

Facciamo un esempio.
Il Sig. Mario ha prenotato per un soggiorno in camera matrimoniale dal 10/12/2018 al 17/12/2018, per un importo di 2.000,00 €. La politica di cancellazione per la prenotazione del Sig. Mario prevede la cancellazione gratuita fino a 15 giorni prima della data di arrivo. Se viene cancellata successivamente, dovrà pagare il 50% del corrispettivo a titolo di penale per cancellazione tardiva. In questo esempio, andrò ad effettuare una pre-autorizzazione del 50% dell’importo (1.000,00 €), il giorno 25/11/2018 (cioè esattamente 15 giorni prima).

Quando poi l’ospite, in partenza, dovrà saldare il soggiorno, si avranno 3 alternative:
1) Effettuare lo storno/cancellazione della pre-autorizzazione e incassare il totale più eventuali extra, usando la modalità di pagamento scelta dall’ospite.
2) Trasformare la pre-autorizzazione in addebito (movimentazione) e richiedere il saldo dell’altro 50%, più eventuali extra.
3) Richiedere il pagamento del totale del soggiorno, più eventuali extra, lasciando che la pre-autorizzazione scada in un secondo momento, successivamente alla partenza dell’ospite.
Infine, per evitare che l’ospite si allarmi inutilmente (alcune banche potrebbero inviargli un messaggio informandolo di un addebito sulla carta, anche se si tratta di una semplice pre-autorizzazione), è molto utile preparare una e-mail standard in italiano e in inglese per informarlo della procedura effettuata. È consigliabile inviare l’email il giorno prima della pre-autorizzazione.
Qui di seguito riportiamo un esempio di e-mail utilizzabile proprio a tale scopo, in italiano e in inglese.
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Gentile Sig./Sig.ra XXX,
desideravamo informarla che abbiamo provveduto a pre-autorizzare il 50% del totale del soggiorno relativo alla sua prenotazione, così come previsto dalla nostra politica di cancellazione. Potrà corrispondere il saldo direttamente alla partenza con la modalità di pagamento preferita. La tassa di soggiorno va pagata direttamente in loco.
Dear Mr/Ms XXX,
Please be informed that we have pre-authorized 50% of the amount of your reservation, in compliance with our cancellation policy. You may pay the balance upon your departure, using the payment method of your choice. City/tourist tax is to be paid separately.
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P.S.: La sezione “Le vostre domande” dell’Academy è destinata agli albergatori che hanno domande specifiche su un qualsiasi aspetto della vita di una struttura ricettiva. Se hai una domanda, falla inviando a una email a info@revenueandco.com e ti risponderemo quanto prima con un articolo apposito. A presto!

Se hai domande sulle pre-autorizzazioni e/o su qualsiasi altra questione riguardante la tua struttura ricettiva, contattaci o richi una consulenza, saremo ben lieti di rispondere ai tuoi quesiti.